മെയിലുകള്‍ അയക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കുക

ഇതെനിക്ക് വന്ന ഒരു മെയില്‍ ആണ്. വായനക്കാര്ക്ക്ഞ‌ വേണ്ടി ഇവിടെ ചേര്ക്കു ന്നു.

നമ്മളില്‍ പലരും കമ്പ്യൂട്ടറിന്റെ എല്ലാ വശങ്ങളും മനസ്സിലാക്കിയവരല്ല. ശരിക്ക് പറഞ്ഞാല്‍ നമ്മളോരുത്തരും വിദ്യാര്‍ത്ഥികളാണ്. കമ്പ്യൂട്ടറിന്റെ കാര്യത്തില്‍ മാത്രമല്ല. എല്ലാറ്റിലും. എന്ത് മാത്രം വിവരങ്ങളാണ് ലോകത്ത് ശേഖരിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ളത്. എന്റെ ജിമെയില്‍ കോണ്ടാക്റ്റ് ലിസ്റ്റില്‍ രണ്ടായിരത്തിലധികം അഡ്രസ്സുകളുണ്ട്. നിത്യേന എനിക്ക് കുറെ ഫോര്‍വേഡ് മെയിലുകള്‍ വരും. പ്രസക്തമെന്ന് തോന്നുന്നത് വായിക്കും. അപൂര്‍വ്വമായേ ഞാന്‍ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യാറുള്ളൂ. അങ്ങനെ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്താല്‍ അപ്പോള്‍ തന്നെ ഒരു ചില റിപ്ലൈ വരും. എന്നെ കോണ്ടാക്റ്റ് ലിസ്റ്റില്‍ നിന്ന് റിമൂവ് ചെയ്യണമെന്ന്. എനിക്കതിന്റെ സംഗതി പിടികിട്ടിയിരുന്നില്ല. ഞാന്‍ വിചാരിക്കും. അവന് അത് അവഗണിച്ചുകൂടെ. അല്ലെങ്കില്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്തുകൂടെ? കോണ്ടാക്റ്റ് ലിസ്റ്റില്‍ നിന്ന് റിമൂവ് ചെയ്യാനും ഞാന്‍ അടുത്താണ് പഠിച്ചത് എന്നത് വേറെ കാര്യം. ശ്രദ്ധിച്ചിരുന്നില്ല, അത്കൊണ്ടാണ്. ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുമ്പോഴും എനിക്ക് പ്രശ്നം. പരമാവധി അഞ്ഞൂറ് പേര്‍ക്ക് മാത്രമേ ഒരു പ്രാവശ്യം മെയില്‍ അയയ്ക്കാന്‍ പറ്റൂ. ആര്‍ക്കൊക്കെയാണ് അയക്കേണ്ടതെന്ന് ലിസ്റ്റില്‍ നിന്ന് സെലക്റ്റ് ചെയ്യാനും പ്രയാസം. ഈ അടുത്താണ് അതിന് പോംവഴി മനസ്സിലാക്കിയത്. ഫ്രണ്ട്സിനെ മൈ ഫ്രണ്ട്സ് എന്ന് ഒന്ന് രണ്ട് യഥാക്രമം അഞ്ച് ഗ്രൂപ്പുകളാക്കി. അപ്പോള്‍ സെന്റ് ചെയ്യാന്‍ ഒരു ഗ്രൂപ്പിനെ സെലക്റ്റ് ചെയ്താല്‍ മതിയല്ലൊ. എന്നിട്ടും ഞാന്‍ രണ്ടോ മൂന്നോ ഫോര്‍വേഡുകള്‍ മാത്രമെ അയച്ചിട്ടുള്ളൂ. അതും മൈ ഫ്രണ്ട്സ്-1 ന് മാത്രം. പക്ഷെ അപ്പോഴും ഞാന്‍ ചെയ്ത തെറ്റ് ഞാന്‍ മനസ്സിലാക്കിയില്ല.

ഞാനെന്നല്ല മിക്കവരും ചെയ്തുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന ഗുരുതരമായ തെറ്റ്. എനിക്ക് വരുന്ന ഫോര്‍വേഡ് മെയിലുകളില്‍ നൂറ് കണക്കിന് മെയില്‍ ഐഡികള്‍ കാണാം. അതാണതിലെ തെറ്റ്. മറ്റൊരാളുടെ ഐഡി ഞാന്‍ എന്തിന് കാണണം. അല്ലെങ്കില്‍ എന്റെ ഐഡി എന്തിന് മറ്റു പലരും കാണണം. മെയിലുകള്‍ അയക്കുന്നതിന്റെ പ്രാഥമികപാഠം അറിയാത്തതിന്റെ കുഴപ്പമാണിത്.

നമ്മള്‍ മെയില്‍ അയയ്ക്കുന്നത് (ഫോര്‍വേഡ് ആയാലും) ഒരാള്‍ക്കായാലും പലര്‍ക്കായാലും അഡ്രസ്സ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ To , Bcc, Cc എന്നതിന്റെ ഉപയോഗം മനസ്സിലാക്കണം. To എന്ന കോളത്തില്‍ ഒരു ഐഡി മാത്രമേ പാടുള്ളൂ. നമ്മള്‍ ഫോര്‍വേഡ് ഓള്‍ എന്ന് സെലക്റ്റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ അനാവശ്യമായി പലരുടെയും ഐഡികള്‍ പലരിലേക്കും വ്യാപിക്കുകയാണ്. ഇത് തെറ്റായ രീതിയാണ്. To കോളത്തില്‍ ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ അഡ്രസ്സുകളോ അല്ലെങ്കില്‍ ഫ്രണ്ട്സ് ഗ്രൂപ്പോ ഒരിക്കലും ചേര്‍ക്കാന്‍ പാടില്ല. അതിനാണ് Bcc . അതായത് Blind carbon copy. Bcc യില്‍ എത്ര അഡ്രസ്സും ചേര്‍ക്കാം. പരമാവധി അഞ്ഞൂറ് മാത്രമേ ജിമെയില്‍ സ്വീകരിക്കൂ എന്ന് പറഞ്ഞല്ലൊ. അപ്പോള്‍ മെയില്‍ കിട്ടുന്ന ആള്‍ക്ക് മറ്റാരുടെയും ഐഡി കാണാന്‍ കഴിയില്ല. അതാണ് ബ്ലൈന്‍ഡ് കാര്‍ബണ്‍ കോപ്പി എന്ന് പറയുന്നത്. Cc എന്നാല്‍ Carbon copy. Cc യില്‍ അഡ്രസ്സ് ചേര്‍ത്താല്‍ എല്ലാവരും മെസ്സേജും എല്ലാവരുടെ ഐഡികളും കാണും. അപ്പോള്‍ ഗ്രൂപ്പ് മെയിലുകള്‍ അയയ്ക്കുമ്പോള്‍ Bcc ഒരനുഗ്രഹമാണെന്ന് പറയേണ്ടതില്ലല്ലൊ. ഇങ്ങനെ വരുന്ന മെയിലുകള്‍ ആര്‍ക്കും ഒരു ശല്യമായി തോന്നുകയില്ല. നമ്മുടെ മെയില്‍ ഐഡി അനാവശ്യമായി നെറ്റില്‍ പരക്കുന്നത് ആരും ഇഷ്ടപ്പെടില്ലല്ലൊ. മാത്രമല്ല അങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ നമ്മുടെ സുഹൃത്തുക്കളുടെ സ്വകാര്യതയല്ല്ലെ നമ്മള്‍ നിയമവിരുദ്ധമായി പരസ്യപ്പെടുത്തുന്നത്. അത് കൊണ്ട് ഈ തെറ്റ് ആവര്‍ത്തിക്കരുതെന്ന് എല്ലാവരോടും പറയാന്‍ വേണ്ടിയാണ് ഈ പോസ്റ്റ്. To കോളത്തില്‍ ഒരു അഡ്രസ്സ് മാത്രമെ ടൈപ്പ് ചെയ്യാവൂ. ഗ്രൂപ്പ് മെയിലാണെങ്കില്‍ അവിടെ സെല്‍ഫ് ഐഡി ചേര്‍ത്താലും മതി. ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ ഐഡികള്‍ Bcc യില്‍ മാത്രമേ ചേര്‍ക്കാവൂ. മെയില്‍ അയക്കുന്നവര്‍ക്ക് ഈ ഒരു ബോധവല്‍ക്കരണം നമ്മള്‍ നടത്തേണ്ടതുണ്ട്.

സംഗതി ഒന്ന് കൂടി ലളിതമായി പറയാം. നിങ്ങള്‍ക്ക് കുറെ പേര്‍ക്ക് ഒരുമിച്ച് മെയില്‍ അയക്കണമെങ്കില്‍ മുഴുവന്‍ അഡ്രസ്സും Bcc യില്‍ ആക്കി Send ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി. To യിലും Cc യിലും ഒരു അഡ്രസ്സും വേണ്ട. മെയില്‍ കിട്ടുന്ന ആള്‍ക്ക് മറ്റൊരു ഐഡിയും ലഭിക്കുകയില്ല. ഫോര്‍വേഡ് ഓള്‍ അടിക്കുമ്പോള്‍ എല്ലാ അഡ്രസ്സുകളും Cc യില്‍ ആണ് സ്വാഭാവികമായി വരുക. അവിടെ നിന്ന് അഡ്രസ്സുകള്‍ Cut ചെയ്ത് മുഴുവന്‍ അഡ്രസ്സും Bcc യില്‍ പേസ്റ്റ് ചെയ്ത് Send ചെയ്യുക